Что такое стендапы?
Стендап (Daily Scrum) – Ежедневный Скрам — это встреча, которая длится не более пятнадцати минут и проводится каждый рабочий день в одном и том же месте в одно и то же время. Является одним из 5 Мероприятий Скрама. В нем принимают участие все разработчики Скрам-команды.
Цель стендапа – обменяться информацией о планах, выполненной работе, плане на сегодня и блокерах, которые мешают продвигаться вперед максимально быстро и эффективно.
Почему именно “standup”, почему именно такое название? Команды работали в оффлайне и все могли собраться в одной комнате. Команду собирали стоя чтобы митинг проходил оперативно и не было желания затянуть встречу. Следовательно команда утром собиралась стоя вкруг и по очереди обменивалась новостями по формату.
Сейчас дейлики, как правило, ведут синхронно в Zoom или Google Meet, где все идет точно так же, только люди не стоят, а сидят и смотрят в камеры. Без фасилитиции высок риск затянуть встречу.
Эпоха гибридных команд и remote first в Mad Devs
Случился 2020 года. Ковид. Мы все стали работать удаленно. Мы в Mad Devs строили свои процессы с 2016 таким образом, чтобы была возможность работать откуда угодно, когда угодно.
Раньше наши менеджеры проводили онлайн дейлики, как этого требует Scrum guide, но при наступлении Covid-19 тренда найма сотрудников из разных локаций это стало проблематично.
Текущая глобализация привела нас к гибридным командам: удаленка, люди работают по комфортному им графику. Очень непросто собрать всю команду в одном звонке, а делать это каждый день – еще сложнее.
Мы начали использовать асинхронные стендапы, когда каждый член команды сообщает текстом. Но это была новая практика и менеджеры тратили много времени на то, чтобы обслуживать процесс и напоминать. Начали подбирать готовые инструменты – они нам не подошли и мы написали свой инструмент.
Асинхронные стендапы и боты
В 2018 появился первый инструмент, который мы использовали несколько лет – Comedian. Мы были не первые на рынке. Уже тогда существовали похожие продукты, которые были схожи по духу с нами в части асинхронной коммуникации. Из наиболее известных: Standup Bot и Standuply.
Но у большинства из них есть существенный минус – стендап существует в отрыве от остальной работы команды: ворклоги, стоимость этой работы, коммиты, ПРы – т.е. нет централизации информации по работе команды. Не посмотреть как матчится стендап с фактической работой каждого участника команды. Поэтому Comedian эволюционировал в Enji.ai.
Как построен процесс сдачи стендапов
Каждый участник команды каждый рабочий день пишет стендап, в котором сообщает о том, что удалось сделать вчера, что планирует делать сегодня и какие есть блокирующие моменты, где нужна помощь чтобы продолжить успешно продвигаться по целям заказчика.
В своей сути, это бот, который напоминает команде о необходимости сдать стендап в канал Slack, а менеджера избавляет от рутины напоминать об этом каждому члену команды. Если после напоминания стендап не был сдан, бот повторит это действие чтобы повторно напомнить команде о необходимости поделиться апдейтами по своей работе, но ограниченное количество раз чтобы не создавать информационный шум.
Интервал между отправкой напоминаний и количеством напоминаний можно настроить, это кастомизируемо.
Внутри бота можно настроить расписание как для всего проекта, так и для отдельных участников команды когда нужно напомнить сдать стендап. Зачем? Как раз из-за гибридности команд. Кто-то живет в часовом поясе -3 от вашего и у него/нее рабочий день начинается позже, но стендапится тоже нужно. Бот будет напоминать о стендапе в комфортное для нее/него время.
Cтендапы сохраняются в базу данных. Можно в любой момент вернуться и посмотреть какой был у тиммейта план на день, что действительно он делал и какие были блокеры. Т.е. это полноценный инструмент для анализа и ретроспективы чтобы проанализовать какие были и что пошло не так в определенный момент.
При этом, есть 2 пути сдачи стендапа: в канал сообщением и через личные сообщения с ботом.
Одной из фич, которая позволяет командам фокусироваться на целях заказчика – прямой вопрос бота “Удалось ли вам достичь целей, что вы планировали на вчера?”. Если да, то бот прямо в стендапе – это сигнал всем в команде и менеджеру в том числе, который говорит об успешном дне коллеги.
Это помогает анализировать вчерашний день, а не просто писать “вчера работал над этим”.
«Стендап у меня совмещён с планированием. Я смотрю в своих ворклогах то, чем занимался вчера, и вспоминаю подробности. Очень часто это позволяет вспомнить темы, которые требуют внимания, но оказались вытеснены приоритетными и/или срочными задачами.
В результате появляется или запись в Obsidian, или задача в Jira, или планируется созвон по теме.
Кроме того, некоторые вещи требуют рефлексии, и стендап – отличный повод для того, чтобы напомнить себе о таких вещах. Т.е. для меня стендап прежде всего способ не забывать о важном, фокусируясь на срочном.»
Sergey Shturkin – Enji.ai Teamlead
Я работаю Delivery Manager’ом и отвечаю за слаженность и эффективность работы сразу нескольких команд разработки в нескольких проектах. Иногда это в сумме 30-40 человек, и нет абсолютно никакой возможности пообщаться с каждым или даже постоянно посещать командные созвоны и встречи, чтобы быть в курсе событий.
При этом я должен быть уверен, что все команды несут ценность клиенту, решают задачи качественно и в срок, а их проблемы, блокеры и боттелнеки известны и решаются.
В сборе этой информации мне помогают асинхронные текстовые стендапы в Slack (особенно блок “Проблемы”), а своевременность отправки этих стендапов контролирует Enji.
Kirill Zinchenko – Delivery Manager at Mad Devs
Один из ключевых блоков в стендапе – Blockers. Прямо под стендапом можно начать коммуникацию и понять больше контекста о проблемах/блокерах. Можно подключить сразу других коллег, которые могут помочь в решении блокерах – это все про ускорение доставления value.
Активность за вчера под стендапом
Также бот умеет показывать чем занималась команда вчера и точечно под каждым из стендапом. Это реализовано с той самой целью оставаться максимально прозрачными.
В сообщение бота попадает активность из JIRA, коммиты и пулл реквесты. Вам нет нужны переходить в другие системы чтобы оставаться в курсе и видеть что делал ваш со-командник вчера.
Активность за вчера всей команды
Это настраиваемый отчет, который присылается утром. Благодаря этому отчету любой может верне-уровнево понимать как команда поработала вчера, либо на прошлой неделе.
Отчет содержит информацию о том, сколько было запланировано часов на работу команду и сколько реально команда поработала, сколько было коммитов и пуллреквестов всего и в каждый отдельный репозиторий.
Если вам необходимы детали, то это можно посмотреть в проектном отчете.
Заключение
Наши команды обмениваются информацией асинхронно. Это позволяет оставаться на одной волне внутри команды и понимать кто чем занят, также для заказчика максимально прозрачно чем занята команда. При этом, мы не тратим время чтобы долго поговорить голосом в звонке, которые могут достаточно сильно затягиваться без фасилитации.
Также менеджеры дополнительно не тратят время на микроменеджмент каждого из членов команды. Бот выполняет работу напоминаний о сдаче стендапа.
Дополнительный плюс асинхронных стендапов – всегда можно вернуться и проанализировать стендапы в прошлом. В синхронных стендапах то, что ббыло проговорено, навсегда остается в том звонке.
В гибридных командах, по нашему опыту, асинхронные стендапы – один из самых ключевых инструментов для совместной работы и достижения целей заказчика.
