Как создавать содержательные отчеты для стейкхолдеров: советы и лучшие практики

Информация — основа роста бизнеса. Без понимания деталей конкретных процессов, от воркфлоу отдельных команд до ожидаемой маржинальности по проекту, стейкхолдеры не могут принимать эффективные решения. Дополнительная сложность заключается в том, что разные стейкхолдеры внутри технологической компании интересуются разными темами и данными. Одну группу может интересовать время цикла, другую — сколько прибыли приносит конкретный сотрудник или команда.

Отчеты важны для информирования стейкхолдеров, однако при их создании необходимо учитывать ряд ключевых моментов. В этой статье мы рассмотрим типичные группы стейкхолдеров внутри технологического бизнеса, их интересы и то, как создавать содержательные отчеты для каждой из них.

В этой статье мы сосредоточимся на стейкхолдерах внутри технологической отрасли — в разрезе ролей, которые они занимают в компании. Поэтому мы не будем использовать традиционное разделение на внешних и внутренних стейкхолдеров. Причина в том, что во многих случаях клиент может быть подразделением или стейкхолдером внутри самой компании. Кроме того, другой бизнес может быть клиентом, но стейкхолдеры внутри него имеют разные интересы, которые не вписываются в единую категорию. Поэтому мы рассмотрим стейкхолдеров на основе следующих ролей:

• Инвесторы
• CEO/Основатель
• CTO
• HR
• Менеджмент среднего звена (проджект- и деливери-менеджеры)

Всех этих стейкхолдеров объединяет цель создания и поддержания успешного технологического бизнеса, однако конкретные области их интересов различаются. Инвесторов интересуют поверхностные сигналы о прибыли и развитии, тогда как менеджеры среднего звена наблюдают за повседневными операциями и процессами для повышения производительности и устранения блокеров. В этом отношении им требуются разные отчеты, учитывающие наиболее полезную и интересную для каждого информацию.

Инвесторы технологического бизнеса — важные стейкхолдеры, как в частных, так и в публичных компаниях. Им необходима регулярная документация и доказательства того, что бизнес успешен и движется к заявленным целям, например по маржинальности. Даже когда возникают блокеры — а они возникают всегда — инвесторы должны знать, что руководство компании держит ситуацию под контролем.

В большинстве случаев основатели технологической компании также вложили в нее собственные средства. Тем не менее их статус основателя и, возможно, CEO меняет их взгляд на сигналы, которые им необходимо видеть и понимать. Они отчитываются перед главными инвесторами — фондом или частным лицом. CEO и основатель должны видеть свою компанию в цифрах, чтобы управлять финансами: от маржинальности до предсказуемой прибыли. Это включает контракты с клиентами, данные о зарплатах и многое другое.

Технический директор — это мост между инженерами-программистами компании и CEO, основателями и инвесторами. Он отвечает за IT-инфраструктуру бизнеса и обеспечение бесперебойного функционирования процессов разработки с получением желаемых результатов. CTO должен балансировать между скоростью разработки и необходимостью сокращения технического долга, влияющего на качество продукта или функции. Для этого ему нужны отчеты с сигналами, отражающими текущее состояние разработки, — доказательства, которые он может представить стейкхолдерам более высокого уровня для запроса ресурсов или демонстрации положительных результатов.

Производительность компании частично зависит от уровня удовлетворенности сотрудников. Это включает случаи перегрузки или недозагрузки, ревью производительности, взаимодействие между сотрудниками и менеджерами и многие другие факторы. Команде по управлению персоналом необходимы отчеты, позволяющие отслеживать поведение сотрудников — которое может указывать на скрытые симптомы выгорания — и устранять эти проблемы до того, как они станут критическими.

Как менеджеры, наиболее четко понимающие команду и процессы конкретного проекта, проджект- и delivery-менеджеры нуждаются в отчетах, показывающих, насколько хорошо работают их команды, каков статус конкретных задач и есть ли блокеры, способные помешать достижению целей. Эти сигналы затем необходимо передавать клиентам и другим стейкхолдерам для поддержания их информированности.

Наиболее эффективный способ предоставления результатов различным стейкхолдерам с нужными сигналами и метриками — Agile-отчеты. Предоставление этой информации стейкхолдерам полезно для поддержания ответственности и доверия в компании. Доступные и открыто передаваемые данные строят прочные отношения на основе доверия. Однако создание эффективных отчетов требует внимания к нескольким деталям.

Обилие данных, которые генерирует бизнес, само по себе недостаточно для получения стейкхолдерами нужных фактов и деталей для принятия взвешенных решений. Отчеты должны быть продуманными и учитывать интересы каждого типа стейкхолдеров. Три следующих пункта служат ориентирами для начального процесса разработки отчетов.

1. Определите частоту отчетов. Обсудите ожидания каждого стейкхолдера относительно того, когда они хотят получать отчеты и обновления. Это включает раскрытие информации о том, когда данные будут доступны, и отказ от обещания отчетов, которые не предоставят ожидаемую информацию.
2. Адаптируйте отчеты к интересам стейкхолдеров. Наряду с ожиданиями по срокам важно понимать, что каждый стейкхолдер хочет знать и что ему необходимо знать для выполнения своей роли. Не перегружайте отчеты лишними данными. Уважайте время стейкхолдеров и предоставляйте им лаконичные сводки с полезными обновлениями.
3. Определите используемые метрики. Интересы стейкхолдеров — цель конкретного отчета, и крайне важно понимать, какие метрики предоставят необходимую информацию. Это демонстрирует компетентность и доверие — стейкхолдеры увидят данные, отражающие реальную производительность бизнеса или подразделения.

Независимо от стейкхолдера и его интересов, существуют общие лучшие практики, применимые для отчетности любому стейкхолдеру. Эти подходы обеспечат получение нужной информации и желаемой ценности. Дополнительный бонус — улучшение отношений между стейкхолдерами и теми, кто создает отчеты.

1. Прозрачность. Отчеты для стейкхолдеров — шаг к созданию прозрачности, однако важно брать на себя обязательство показывать всё и предоставлять данные по запросу.
2. Демонстрируйте результаты. Рассказывать о достижениях и целях полезно до определенного момента, но затем стейкхолдеры хотят видеть, что команда или бизнес реально сделали. Даже небольшие результаты лучше их отсутствия — включайте конкретные примеры готового.
3. Открытые данные. Для подтверждения приверженности прозрачности компании могут открывать данные стейкхолдерам без сокрытия за уровнями доступа. Разумеется, чувствительные данные требуют защиты, но информация о процессах и командах может быть открыто доступна всем стейкхолдерам.
4. Используйте программное обеспечение для отчетности. Автоматизированные инструменты сокращают время на составление отчетов, оставляя время для стратегических задач. Такие инструменты также обеспечивают точный сбор информации.
5. Дайте стейкхолдерам возможность видеть и мониторить. Платформы автоматизированного сбора данных и отчеты на основе ИИ позволяют стейкхолдерам получать регулярные обновления без встреч и презентаций. Когда у них есть постоянный доступ к необходимой информации, стейкхолдеры чувствуют доверие.

Последние две практики стали более доступными в последние годы и заслуживают особого внимания в связи с тем, как они меняют ландшафт отчетности.

Команды используют множество инструментов в своей работе: мессенджеры, платформы управления задачами, инструменты разработки и многое другое. Все эти активности создают невероятный объем данных, которые служат цифровым следом производительности человека или команды. С одной стороны, это открывает возможность для создания прозрачных отчетов для стейкхолдеров, с другой — представляет вызов в части сбора информации из различных источников.

К счастью, сбор данных на основе ИИ вместе с современными платформами позволяет предоставлять постоянные обновления, которые компании могут использовать для создания отчетов. Кроме того, ответственным за отчеты не нужно тратить лишнее время на поиск информации или создание таблиц — программное обеспечение для отчетности автоматически компилирует и создает отчеты.

Дополнительное преимущество такого программного обеспечения — поддержка лучших практик и советов, упомянутых выше. Например, определенные программы предоставляют стейкхолдерам доступ к нужным данным 24/7 без ожидания отчетов. Эта функция особенно полезна для компаний с глобальной командой, поскольку разница в часовых поясах может создавать задержки в доставке и получении информации. Некоторые программы предлагают стейкхолдерам возможность получать краткие обновления без чтения длинных текстов. ИИ-саммаризаторы и ассистенты отвечают на вопросы о конкретных метриках и проектах.

Все стейкхолдеры, рассмотренные в этой статье, могут извлечь пользу из программного обеспечения для отчетности и сбора данных на основе ИИ.

• Инвесторы получают обновления о маржинальности и прогнозы на основе объективных фактов.
• CEO и основатели видят компанию в цифрах для точного стратегического планирования расходов и инвестиций.
• CTO наблюдает за активностями разработки и замечает сигналы о слабой и высокой производительности без микроменеджмента разработчиков.
• HR получает аналитику поведения, помогающую предотвращать выгорание и создавать позитивную рабочую среду.
• Менеджмент среднего звена получает необходимую информацию о своих проектах без лишней коммуникации и задержек.

Agile-отчеты для стейкхолдеров дают лицам, принимающим решения, больше, чем просто данные. Предоставляемые обновления демонстрируют приверженность прозрачности и росту на основе данных. Кроме того, они экономят время и позволяют стейкхолдерам сосредоточить внимание на других задачах, а не на сборе и создании отчетов.