Эффективное управление удаленными командами: 6 лучших практик

По данным Forbes, 98% работников в США хотят работать удаленно — полностью или частично. Несмотря на планы некоторых компаний вернуться к офисной работе, для привлечения лучших специалистов придется идти на уступки. По мере развития технологий и автоматизации все большего числа задач будет расти и количество профессий, которые легко выполняются из любой точки мира. По оценкам Всемирного экономического форума, к 2030 году число рабочих мест, доступных для удаленной работы, вырастет на 25%.

Эти данные касаются доступности удаленной работы и предпочтений сотрудников. Однако у компаний есть и финансовые стимулы передавать работу командам в других регионах или странах — что фактически создает ситуацию, схожую с удаленной работой. Иными словами, удаленная работа никуда не исчезнет, хотя ее форматы будут меняться. Гибкость и потенциальная экономия затрат в этом формате сопровождаются рядом вызовов, которые предстоит решать как руководителям, так и сотрудникам.

В этой статье команда Enji поделится своим видением удаленных команд и лучшими практиками для повышения их производительности и сплоченности.

В этом материале мы говорим об управлении удаленными командами, однако важно понимать сложности, с которыми сопряжен такой формат. Конечно, у многих компаний нет полностью удаленных команд, а скорее гибридных. А remote-first культура не означает полного отсутствия физического пространства для встреч. Компании могут поддерживать один или несколько офисов, куда сотрудники могут приходить работать, если находятся поблизости, тогда как другие работают из любого удобного места.

Очевидная сложность управления глобальными удаленными командами — разные часовые пояса. Это создает задержки, пока руководитель ждет ответов на вопросы или сотрудники ищут удобное время для звонка.

Удаленная работа дает гибкость и экономит время, которое раньше уходило на дорогу. Однако сотрудники дома, особенно те, кто только осваивает удаленный формат, могут сталкиваться с отвлекающими факторами при отсутствии четкого расписания: члены семьи, бытовые дела, легкий доступ к развлечениям.

Несмотря на преимущества удаленной работы, исследователи фиксируют рост выгорания и стресса среди сотрудников, работающих полностью удаленно. Отсутствие четких физических границ между рабочим и личным пространством размывает грань между рабочим временем и отдыхом. Дополнительным источником стресса для удаленных сотрудников служит ощущение, что они должны быть доступны дольше обычного, чтобы оперативно отвечать на сообщения.

Если компания работает в гибридном режиме, где часть команды находится в одном месте, а другие работают удаленно, те, кто рядом, имеют больше личного контакта. Это создает сложности с коммуникацией и сплоченностью, когда удаленные сотрудники чувствуют себя исключенными.

Удаленные команды дают отличную возможность расширить разнообразие: привлечь специалистов со всего мира с разным культурным бэкграундом и родными языками. Однако это разнообразие может работать против сплоченности, если его не учитывать. Могут возникать барьеры, мешающие команде понимать друг друга.

Еще один элемент разнообразия, менее очевидный, — поколенческий. Сегодня в рабочей силе заметно представлены четыре поколения: бумеры, поколение X, миллениалы и зумеры. Пропорции могут варьироваться, в некоторых компаниях есть представители поколений до бумеров и после зумеров. В любом случае это разнообразие создает потенциальные сложности для руководителей и команд, которым приходится учитывать различные ожидания от работы и предпочтения в коммуникации.

Несмотря на серьезность этих вызовов, преодолеть их возможно при правильном подходе. Фокусируясь на причинах недопонимания и коммуникационных трудностях, обусловленных поколенческими и культурными различиями, команды могут в полной мере воспользоваться преимуществами глобального сотрудничества.

Основываясь на собственном опыте, мы сформулировали лучшие практики, которые направляют наш подход к эффективному управлению удаленными командами. Доверие — в основе нашего подхода. Стратегии ниже пересекаются с выстраиванием и поддержанием сильной сплоченности и доверия внутри команды.

Обсуждение ожиданий каждого и установление правил коммуникации помогают противодействовать сложностям, связанным с часовыми поясами и различными культурными представлениями о работе. В зависимости от этапа проекта руководитель команды может задать такие вопросы:

• Какие инструменты для работы и коммуникации предпочитает каждый? Что вы использовали раньше?
• Какие форматы коммуникации наиболее удобны? Как часто нам стоит общаться?
• Какой у вас опыт удаленной работы? Что нравилось или не нравилось?
• Каков срок ответа на вопрос? (Например: 24 часа или 2 дня)

Если эти темы обсудить до начала проекта, команда сможет найти лучшие варианты инструментов и правил совместной работы. Масштабные изменения в разгаре проекта сложны, но скорректировать расписание и частоту коммуникаций возможно. Опирайтесь на опыт команды для создания эффективной удаленной рабочей среды.

Следование структуре SMART (Конкретный, Измеримый, Достижимый, Актуальный и Ограниченный по времени) всегда важно, а в условиях удаленной работы становится критически необходимым. Когда команды разделены расстоянием, временем и порой языком, крайне важно делать все требования, цели и запросы максимально конкретными, чтобы избежать недопониманий и дорогостоящих задержек или исправлений.

Это включает написание четких инструкций и описаний задач, понятные комментарии и сообщения участникам команды, которые придают им уверенность и ясно доносят ваши ожидания.

Важный элемент доверия — понимание того, над чем работают участники команды в рамках проекта. Команда Enji придерживается подхода "все ходы записываются". Это не означает, что менеджер удаленной команды должен использовать камеру для записи физических действий сотрудников — это подрывает доверие. Вместо этого подход акцентирует важность того, чтобы команды вели записи своей работы:

• Отправляли стендапы с планами и блокерами.
• Оставляли комментарии к задачам с вопросами и обновлениями.
• Вели ворклоги задач с деталями выполненной работы.
• Создавали артефакты для проектов — код и документы.

Эти данные создаются командой вручную, тогда как другие данные (изменение статусов задач, создание коммитов и т. д.) могут фиксироваться автоматически с помощью правильных инструментов. Вопрос отслеживания продуктивности удаленных сотрудников требует решения, которое не нарушает конфиденциальность, но обеспечивает ответственность за работу. Эффективный мониторинг снижает потребность в микроменеджменте и фиксирует, куда уходит время, обеспечивая прозрачность для стейкхолдеров и клиентов.

Прозрачному управлению удаленными проектами также помогают AMA-сессии (Ask Me Anything). Они особенно подходят для крупных команд или при управлении несколькими командами: сотрудники могут задавать руководству любые вопросы, которые будут разобраны во время общего звонка.

Используйте все возможности, которые удаленная работа дает командам и компаниям. Это не то же самое, что работа в офисе, — поэтому самое время применять новые подходы и инновации. Возьмем, например, Enji: вместо организации видеозвонков для живых стендапов и других статус-чеков Enji позволяет сотрудникам отправлять письменные асинхронные стендапы. Никому не нужно рано вставать или придумывать что-то в режиме реального времени, а тексты сохраняются для последующего анализа ИИ-функциями Enji. Вот примеры автоматизации:

• Воркфлоу, автоматически переводящие задачи из статуса в статус и отправляющие уведомления.
• Боты, напоминающие участникам команды о неактивных задачах.
• Алерты по отчетам о рабочем времени сотрудников — переработках или недоработках.

Каждый автоматизированный шаг — это время, которое менеджер удаленной команды экономит для стратегического планирования и руководства.

Команда Enji ценит подход "все ходы записываются" и автоматизацию, потому что они создают данные, которые руководители могут использовать для понимания своих команд — ранее недостижимым образом. Раньше мониторинг производительности или ревью требовали вмешательства в работу сотрудников через интервью или запросы отчетов. С помощью анализа данных на основе ИИ руководители могут:

• Выявлять выгорание.
• Видеть, где сотрудники работают хорошо, а где нуждаются в поддержке.
• Планировать воркфлоу и расписание, соответствующие ритму сотрудников.

Производительность — это не только хорошая маржинальность и соблюдение дедлайнов. Низкая производительность может сигнализировать о недостатке сплоченности в команде или о том, что сотрудник не чувствует удовлетворения от своей работы или вклада в проект. Данные показывают руководителям сигналы о слабом психологическом состоянии сотрудников, чтобы те могли предпринять целенаправленные шаги и помочь людям и командам найти решения, повышающие индивидуальную производительность и командную продуктивность.

Описанные выше лучшие практики становятся доступными и легко реализуемыми при наличии правильных инструментов управления проектами и временем для удаленных команд. Выбирайте инструменты и платформы, позволяющие командам автоматизировать задачи, обмениваться информацией и предоставлять данные для анализа. Enji интегрируется с таск-менеджерами и мессенджерами, собирая данные команды в одном месте.

Enji был разработан в Mad Devs для создания большей прозрачности в разработке программного обеспечения — она укрепляет сплоченность команды, дает менеджерам больше времени на важные задачи и строит лучшие отношения с клиентами. Прозрачность и доверие лежат в основе продукта. Именно поэтому наша команда помогает таким компаниям, как Clutch, встраивать эти ценности в рабочий процесс. Enji поддерживает удаленные и гибридные команды в повышении производительности с помощью:

• Асинхронных стендапов, отправляемых боту.
• Настраиваемых алертов и напоминаний для экономии времени и удержания команд в нужном направлении.
• Автоматических отчетов, держащих тимлидов в курсе без встреч.
• Сбора данных на основе командной и индивидуальной активности.
• Лаконичных текстовых отчетов и сводок для быстрой передачи топ-менеджменту, клиентам и другим стейкхолдерам.