8 признаков, что аутсорсинговый проект разработки идет не по плану

Аутсорсинг разработки программного обеспечения открывает компаниям отличную возможность сократить затраты и вложить ресурсы в продвижение продуктов и сервисов, не жертвуя разработкой. К сожалению, недавний опрос руководителей бизнеса, использующих аутсорсинг разработки, показывает, что это не так просто, как передать список задач команде разработчиков и ждать готового продукта. 28% респондентов называют слабую коммуникацию одной из главных проблем в аутсорсинговых отношениях, а менее 50% полностью довольны своими договоренностями с вендорами. Эти результаты наглядно демонстрируют вызовы, мешающие компаниям в полной мере воспользоваться преимуществами аутсорсинга.

Среди типичных примеров — несоответствие бизнес-целям и ожиданиям, недопонимания и срыв дедлайнов. Чтобы избежать подобных ситуаций, стейкхолдерам и менеджерам необходимо распознавать признаки того, что аутсорсинговый проект сходит с курса, и своевременно принимать меры для его корректировки.

Независимо от того, где находится команда аутсорсеров, в стране клиента или на другом континенте, нет стопроцентной гарантии, что проект не столкнется с блокерами. Именно поэтому важно понимать два ключевых элемента грамотного управления рисками при аутсорсинге: прозрачность и коммуникацию. До начала проекта клиентам необходимо четко обозначить ожидания: какую информацию и когда они хотят получать и как планируют общаться с аутсорсерами.

Редкость — когда аутсорсеры вообще не работают над проектом. Вендоры работают, но это может быть не тот тип работы, который дает ожидаемые результаты. Именно поэтому клиентам важно отслеживать процессы. Стоит также учитывать, что аутсорсеры не стремятся воспользоваться доверием клиентов — однако отсутствие четкой видимости работы и слабая коммуникация создают трудности в отношениях. Любой из признаков ниже заслуживает внимания и немедленных действий для снижения риска критических проблем в проекте.

Один из важнейших шагов в начале проекта — назначить ответственных контактных лиц на стороне клиента и вендора. Как правило, эту роль выполняют деливери-менеджеры и проджект-менеджеры. Тревожный сигнал для клиента, когда аутсорсинговая компания этого не делает или когда контактное лицо часто меняется, что ведет к потере информации и знаний.

Плохое управление дедлайнами начинается тогда, когда клиент и вендор не устанавливают четких и понятных дедлайнов в начале проекта. Договориться о поставке к определенной дате недостаточно: аутсорсинговая команда должна понимать, почему эта дата важна. Грамотное управление дедлайнами также предполагает четкую коммуникацию, когда команда не успевает в срок. Она информирует клиента о задержках. Это неприятно, но демонстрирует, что команда вендора понимает важность проекта. "Молчаливые" задержки, когда аутсорсеры игнорируют дедлайны без объяснений, — более серьезный тревожный сигнал.

В отношениях клиента и аутсорсера результат важнее всего, однако коммуникация играет ключевую роль в процессе его достижения. Коммуникацию можно разделить на разные этапы: до, во время и после проекта. В начале клиент должен согласовать с вендором ожидания, например, время ответа на сообщение. Если эти ожидания не выполняются в ходе проекта, клиент должен воспринимать это как тревожный сигнал и действовать до возникновения критических проблем. После проекта клиенту может потребоваться дальнейшая коммуникация для передачи знаний и поддержки. Если это не происходит должным образом, клиент рискует столкнуться с серьезными проблемами. Важно помнить: молчание — не проблема, если оно ожидаемо и согласовано заранее.

В проекте с аутсорсерами может существовать разная степень дистанции. Вендор может не предоставлять никаких обновлений до завершения работы — это нормально, если было оговорено заранее. Другая ситуация — когда аутсорсинговая команда предоставляет обновления без деталей, например без информации о проблемах. Наконец, вендор может не хотеть делиться никакими материальными ресурсами: кодом, ворклогами, хостингом проекта. Это серьезный тревожный сигнал для клиента, требующий прямых действий, чтобы не потерять контроль над проектом.

До начала проекта клиент должен четко обозначить видение и ценностный слой продукта или решения, которое он хочет получить от аутсорсеров. На этом этапе команда разработки должна спрашивать о ценности: зачем создавать тот или иной функционал? Тревожный сигнал, если этого не происходит. Это может привести к ситуации, когда команда вендора делает то, что ей говорят, не понимая продукта и его ценности. Результатом становится большой бэклог, свидетельствующий о том, что команда разработки не приоритизирует правильные задачи.

Документация критически важна в отношениях аутсорсера и клиента. Она позволяет будущим разработчикам, будь то штатные сотрудники клиента или другие вендоры, быстро решать проблемы и находить ответы на вопросы. Эффективные команды разработки встраивают документирование в свои воркфлоу, чтобы информация оставалась актуальной. Тревожные сигналы — неполная или нерелевантная документация при запросе, или обещания предоставить ее по окончании проекта. Эти моменты нужно оговаривать в начале любого сотрудничества, чтобы бизнес-команда и команда разработки понимали друг друга.

Аутсорсеры сталкиваются с той же динамикой, что и другие компании: их инженеры могут уйти в ходе проекта. Это не проблема, если существуют четкие процессы передачи знаний. Однако когда клиенты регулярно знакомятся с новыми разработчиками или проджект-менеджерами — это тревожный сигнал: у вендора могут быть более серьезные проблемы внутри бизнеса. Это может указывать на то, что аутсорсеры отдают приоритет другим проектам или имеют высокую текучесть инженеров. В обоих случаях результатом станут задержки и ошибки.

Клиентам стоит обращать внимание на то, что говорят их аутсорсеры в проектных обновлениях: например, на утверждения о "90% готовности" в течение нескольких недель подряд. Вендоры также могут использовать технический жаргон, чтобы скрыть реальный статус, или давать описания, не соответствующие демонстрациям. Стоит также отмечать, если команда регулярно дает обещания со словами "мы это нормально поправим позже". Это явные тревожные сигналы о скрытых проблемах, нарушающих ход проекта, или о том, что команда может быть сосредоточена на других задачах.

Понимание этих ситуаций помогает клиентам избежать провальных аутсорсинговых проектов и лишних расходов. И клиенты, и вендоры заинтересованы в лучших продуктах и повышении производительности. Аутсорсинговые компании зависят от положительных отзывов и рекомендаций клиентов, поэтому их руководство хочет избегать провалов IT-проектов и связанной с ними плохой репутации.

Зная эти признаки, руководители бизнеса могут решить, что микроменеджмент поможет снизить вероятность подобных ситуаций, или рассмотреть физическую близость к аутсорсерам как другое "лекарство". Тем не менее вместо поддержки здоровой разработки эти подходы увеличат затраты и замедлят прогресс.

Вместо микроменеджмента клиенты могут использовать позитивный контроль и наблюдение. Это ключи к эффективным отношениям клиента и аутсорсера. Это означает, что клиенты и другие стейкхолдеры имеют доступ к обновлениям о проекте и данным о производительности без постоянных встреч или писем и, что важнее всего, без вмешательства в работу разработчиков. Это не следует путать со слежкой или записью экранов — такие методы создают много данных, не дающих реального представления о производительности. Вместо этого клиенты могут использовать инструменты для сбора данных и ИИ для их анализа в фоновом режиме. Эти инструменты собирают информацию об активностях в проекте: изменениях статусов задач, комментариях, коммитах и других действиях, которые должна выполнять аутсорсинговая команда. Они предоставляют инсайты о производительности, помогая и разработчикам, и стейкхолдерам принимать взвешенные решения.

Enji предлагает несколько удобных функций для обеспечения полной прозрачности в работе аутсорсинговых команд:

Компании могут использовать Enji в проектах с одной или несколькими аутсорсинговыми командами — платформа масштабируется под потребности пользователей. Стейкхолдеры получают спокойствие благодаря регулярным обновлениям и видимости, а вендоры пользуются преимуществами процессов, основанных на данных.

Большинства тревожных сигналов, упомянутых выше, можно избежать с помощью ИИ-инструментов, обеспечивающих фоновый мониторинг и обновления для клиентов 24/7, не вмешиваясь в воркфлоу проекта. Enji — одна из таких платформ с уникальным набором функций, удерживающих проекты на курсе и в рамках ожидаемых сроков.