Продуктивность без выгорания: как эффективно управлять гибридными командами

С самого начала мы строили процессы на принципе remote-first. Наши команды всегда были гибридными, а разница во времени с некоторыми участниками достигала 14 часов. Одной асинхронной коммуникации между командой и стейкхолдерами недостаточно, чтобы понимать, кто чем занимается. Чтобы информация была доступна всем, нужна прозрачность процессов.

Мы сформулировали несколько ключевых принципов совместной работы для распределенных команд. Среди них можно выделить два фундаментальных аспекта:

1. Синхронизация действий каждого участника и уведомление о проблемах через асинхронные текстовые стендапы с напоминаниями о них.
2. Учет времени, потраченного на работу, через ворклоги и их аналитику.

Мы обеспечиваем и поощряем прозрачность с помощью инструмента для мониторинга удаленной работы и принципа "все действия фиксируются". Открыто показывая, куда уходит время, мы можем в любой момент заглянуть в прошлое и понять, что и когда было сделано. Но какими именно инструментами мы пользуемся и что помогает нам быть прозрачными перед клиентом? Об этом и пойдет речь.

В идеальном мире стендапы проходят в формате звонка или офлайн-встречи. Но когда в команде больше 5-7 человек, рассредоточенных по разным точкам планеты, такой формат практически невозможен: все участники должны оказаться онлайн одновременно.

Асинхронный стендап стал для нас отличным решением и заметно упростил работу команд. Однако у этого процесса обнаружилась обратная сторона — много рутинного микроменеджмента: напоминания о стендапах, контроль их сдачи и так далее. Чтобы избавить менеджеров от этой рутины и сэкономить их время, мы разработали собственного стендап-бота Comedian и настроили несколько простых оповещений.

Цель бота — давать команде немного больше информации о том, чем мы занимаемся, получать обратную связь от участников и помогать каждому честно ответить на вопрос: "Не трачу ли я время впустую?"

Бот должен был синхронизировать усилия команды без лишних звонков и встреч, и до сих пор отлично справляется с этой задачей.

В бесплатной версии нет ограничений по числу пользователей. Бот умеет:

Общаться с командой, предлагая набор действий

Давать возможность выбрать статус рабочего дня

Напоминать о ежедневных стендапах и фиксировать пропуски. Если кто-то не успел написать стендап, бот отправляет личное сообщение менеджеру:

Сегодня бот является частью более широкой системы, однако его исходная версия доступна в открытом исходном коде. Для некоторых команд такой простой инструмент становится бесплатной альтернативой Geekbot или Standuply с их ограничениями на количество пользователей.

Параллельно с внедрением асинхронных стендапов мы начали формировать культуру ведения ворклогов — как у рядовых сотрудников, так и у менеджеров.

Ворклоги дают менеджерам понимание того, сколько работы у каждого участника команды и чем он занимается.

Мы видим, не превышают ли отдельные сотрудники или целые команды свои возможности на регулярной основе. Если это так, мы либо снимаем часть задач, либо пересматриваем приоритеты до наступления выгорания.

Когда команда знает, что данные ворклогов используются для поддержания здорового баланса между работой и личной жизнью, она воспринимает тайм-трекинг как полезный и нормальный инструмент, а не как форму контроля.

Управление ворклогами также позволяет нам:

• Анализировать, на что уходит рабочее время сотрудников.
• Оценивать эффективность команд и подразделений.
• Выявлять непродуктивные рабочие практики и источники отвлечения.
• Определять лидеров производительности и тех, кому нужна помощь или менторство.
• Отслеживать переработки, отпуска и больничные.
• Анализировать убыточные и прибыльные проекты.
• Рассчитывать стоимость разработки отдельных функций.
• Упрощать расчеты с почасовыми сотрудниками и выставление счетов клиентам без ошибок.
• Строить прогнозы по времени выполнения аналогичных задач.

Понимая, что ворклоги нужно не только собирать, но и анализировать, мы создали отдельный инструмент для их парсинга из Jira. Изначально он существовал обособленно и никак не пересекался с ботом для стендапов. Мы использовали его преимущественно для выставления счетов клиентам и расчета зарплат почасовых сотрудников.

Позднее мы доработали парсер ворклогов, интегрировали его с ботом для стендапов и создали единую систему Enji, которая автоматизирует значительную часть менеджерской работы и выстраивает процессы в командах.

В основе системы лежат два кита: текстовые стендапы и ворклоги как базовые артефакты качественной работы. Анализируя репозиторий, Slack и Jira, система помогает командам на разных уровнях.

Менеджеры получают:

• Прозрачность в работе команды.
• Отслеживание прогресса к бизнес-целям.
• Контроль затрат.
• Автоматическую подготовку финансовых и проектных отчетов.

Тимлиды получают:

• Инструменты контроля над командой разработки.
• Поддержку развития инженерной культуры.

Разработчики получают:

• Улучшение поддерживаемости кода.
• Развитие инженерной культуры.

Привыкая писать стендапы и вести учет времени, команды осваивают базовые рабочие процессы. Мы называем их базовыми процессами разработки программного обеспечения (BSDP). Они включают:

• Корректную маршрутизацию задач, коммитов, веток и линтеров.
• Отражение реального статуса задач в режиме реального времени.
• Регулярную фиксацию затраченного времени.
• Синхронизацию планов с командными целями.
• И другие практики.

Наличие согласованных процессов минимизирует вероятность хаоса и не дает проекту погрузиться в пучину технического долга. Менеджеры устанавливают правила работы, которые регулируют:

• Сроки сдачи стендапов.
• Периодичность ворклогов с ограничением по часам.
• Соблюдение воркфлоу на доске Jira.
• Правильное обращение с репозиторием, кодом и процессами его доставки.

Процессы существуют для того, чтобы убирать препятствия. Но участники команды не всегда их соблюдают. Как мы это отслеживаем и как узнаем о последствиях нарушений? Для этого мы создали настраиваемые алерты.

Ранние алерты информируют команду о постепенно нарастающих проблемах через короткие сообщения. Когда в системе есть данные, включая ворклоги, можно настроить разнообразные уведомления, помогающие менеджерам и командам. Грубо говоря, Enji — это виртуальный тимлид, который не спит и работает 24/7, потому что он не человек.

Система оповещений создана для комплексной поддержки команды, а не для решения узких задач. Когда команда знает о проблемах, она не просто реагирует на них, но и ищет системные решения. Система работает проактивно: сообщает о том, что в работе можно оптимизировать, и предлагает варианты исправления ситуации.

Настраивая алерты, мы устанавливаем стандарты работы для всего подразделения или проекта. Получая сигнал о "нарушениях" в команде, мы можем оценить, насколько охотно команда соблюдает стандарты и насколько они реалистичны. Если стандарты не откалиброваны должным образом, команда собирается, обсуждает спорные моменты и фиксирует новые договоренности.

Алерты позволяют отслеживать процессы, связанные со стендапами и ворклогами, а также видеть, как идет реализация кода.

Система также может мониторить:

• Вчерашние или недельные отчеты по коммитам в Slack.
• Забытые merge request.
• Коммиты и ветки без привязки к задаче.
• Задачи в работе без ворклогов.
• Зависшие задачи в разных статусах.
• Приближение к лимиту часов по Scope of Work.
• И другие параметры.

Многие "мелкие" проблемы, с которыми сталкиваются компании, на самом деле отражают более серьезные препятствия.

Когда команды регулярно пишут асинхронные стендапы и ведут учет времени, они учатся замечать небольшие недочеты в проекте и уделять им должное внимание.

В эпоху автоматизации ручной анализ огромного потока информации требует значительных ресурсов. Именно здесь алерты берут на себя роль правой руки менеджера: автоматически вскрывают узкие места в работе. Менеджер может анализировать алерты через отчеты, графики и рекомендации, которые наглядно показывают, что мешает процессам.

Управление — это принятие решений. Данные — обязательное условие для этого. Автоматический расчет финансовых показателей в системе помогает нам:

• Планировать бюджет проекта или IT-команды.
• Прогнозировать темп расходования средств и рассчитывать, на каких этапах будет реализован тот или иной функционал.

В системе есть несколько настроек, при введении которых можно анализировать маржинальность IT-команды или проектов в разных разрезах. Данные о стоимости часа сотрудника или разработки конкретного функционала позволяют клиентам и команде планировать бюджет.

Среди отчетов, которые мы используем для принятия решений:

Сводный отчет по марже проекта. Позволяет анализировать, как меняется картина доходности каждого проекта компании от месяца к месяцу, видеть ежемесячные суммы и итог за год. Помогает определить, становится ли проект убыточным, и понять, стоит ли пересмотреть ставки сотрудников для клиента.

Отчет по марже сотрудника. Позволяет анализировать расходы на конкретного сотрудника, количество залогированных часов и проекты, на которые они были потрачены.

Сводный отчет по марже сотрудника. Дает возможность оценить прибыльность каждого сотрудника с расчетом итоговых сумм за месяц, год и в целом. Отчет включает фильтры по типу проекта (внутренний, коммерческий).

Дополнительно система позволяет автоматически рассчитывать внутреннюю стоимость рабочего часа сотрудника для компании при введении данных об операционных расходах.

Этот функционал создавался в том числе для менеджеров: он помогает планировать занятость сотрудников в текущих и новых проектах. В отчете видно, кто из сотрудников задействован в проектах, кто перегружен или недозагружен, а также кто скоро освободится. Это позволяет сократить время на подготовку коммерческих предложений.

В отчет также добавлена функция расчета стоимости сотрудника на бенче для компании.

Поскольку ворклоги в системе постоянно обновляются, значения в маржинальных отчетах могут меняться. Чтобы финансист не оказывался в ситуации, когда данные изменились прямо во время работы с отчетом, предусмотрена возможность "заморозить" его состояние. Если данные при этом изменились (добавлены, скорректированы или удалены), это будет визуально отображено. Система предложит применить новые изменения.

Система обеспечивает полную прозрачность и позволяет проджект-менеджерам, продуктовым менеджерам, тимлидам и клиентам анализировать показатели проекта в следующих разрезах:

1. Сводная информация по проекту.
2. Количество запланированных часов.
3. Детализация ворклогов и стендапов с пониманием стоимости разработки конкретной функции.

Сводная информация позволяет анализировать отклонения от плана по часам как в целом по проекту, так и по каждому сотруднику, а также строить диаграмму по проектным часам.

Когда специалисты работают над общим проектом, гибридные команды, как правило, работают значительно эффективнее: участники сосредоточены, осознают дедлайны и стремятся доставить результат конечным пользователям без лишних задержек.

Однако теория и практика нередко расходятся: сотрудники могут не укладываться в сроки по причинам, которые не всегда очевидны. Особенно это актуально, когда один сотрудник одновременно задействован в нескольких проектах. Как бы квалифицирован и опытен он ни был, риск не выполнить обязательства вовремя по одному или нескольким проектам сразу никуда не исчезает.

Тем не менее у команд всегда есть инструменты для решения таких проблем. Эффективное управление временем требует грамотного планирования часов каждого сотрудника в каждом проекте. Это обеспечивает заблаговременные уведомления о загрузке участников, помогает менеджерам правильно планировать работу и корректно информировать команду о требованиях к срокам и качеству. Сотрудники видят, на что стоит обратить больше внимания, и могут оценить, насколько равномерно распределена их нагрузка.

Понимание того, на что сотрудники тратят рабочее время, позволяет стейкхолдерам и менеджерам перефокусировать команду на достижение результатов. Ежедневное, еженедельное и ежемесячное отслеживание активности помогает оценивать эффективность команды и находить точки для оптимизации.

Анализ текстовых стендапов помогает понять, как меняется тональность сообщений участника и смещается ли время их написания — это может свидетельствовать о нарушении привычного режима. Если участник начинает писать меньше о проблемах или перестает упоминать позитивные моменты, это сигнал: возможно, он теряет связь с командой и отдаляется от целей проекта.

Предварительный анализ ворклогов и стендапов позволяет заблаговременно заметить признаки надвигающегося выгорания и принять меры. Этот процесс также автоматизирован: в системе есть "отчет-предиктор выгорания", который оценивает состояние сотрудника и предупреждает о возможных проблемах, требующих внимания.

Чтобы не полагаться исключительно на стендапы и ворклоги, мы добавили функционал, который фиксирует информацию о встречах один на один: с кем и когда они проходили, как чувствует себя сотрудник, с какими трудностями столкнулся и какие шаги были предприняты для их решения.

Это позволяет отслеживать психологическое состояние сотрудников со всех сторон и понимать, комфортно ли им в рабочей среде. При необходимости мы можем своевременно помочь. Такой подход формирует доверие сотрудников к компании и желание продолжать работу. Это подтверждает наш последний eNPS-опрос: около 75% сотрудников готовы рекомендовать нас как работодателя.

Благодаря Metabase можно строить кастомные отчеты по нужным выборкам из базы данных. Доступ как к самому инструменту, так и к отдельным коллекциям и отчетам гибко настраивается.

Для финансового и HR-отделов предусмотрен набор готовых отчетов, который упрощает выставление счетов клиентам, расчет зарплат и учет рабочего времени в соответствии с требованиями законодательства.

Это были ключевые функции Enji.ai. Если у вас еще остались сомнения, попробуйте начать с функций стендап-бота или изучите дополнительные возможности системы.

Для настройки системы мы создали административную панель. Здесь можно настроить:

• Проекты.
• Данные сотрудников.
• Внутренние и внешние ставки, зарплаты.
• Настройки доступа к парсингу данных.
• Парсинг данных из JIRA, GitHub, GitLab, Bitbucket и Slack.
• Ввод дополнительных данных для расчета маржинального отчета.
• Ручную загрузку времени, если используется система учета задач, отличная от JIRA.

В этом разделе системы мы собрали функционал, облегчающий рутину сотрудников:

1. Просмотр своих ворклогов.
2. Получение данных для стендапа в блоке "Что делал вчера?"
3. Список членов команды с контактами.
4. Статистика распределения времени между проектами.
5. Возможность подать заявку на отпуск или отгул.
6. Возможность запросить ревью от коллег.
7. Возможность инициировать пересмотр зарплаты.

На этом мы не останавливаемся и продолжаем развивать продукт. Сейчас мы активно работаем над HRM-направлением: планируем добавить функцию оценки роста инженеров в динамике и анализа социальных связей внутри команды. В планах также интеграция с другими платформами — Telegram, MS Teams, Mattermost и другими.